Pastas, pilhas de papéis, salas entupidas de arquivos físicos. É uma visão comum em órgãos públicos em que todos os processos têm que ser documentados e obedecem a uma série de trâmites burocráticos, estabelecidos por leis, que geram muito papel.
Contudo, por determinação do prefeito Daniel Santana, isso vai ser coisa do passado na Prefeitura de São Mateus. E essa evolução já tem data para acontecer: será a partir da segunda semana de agosto.
De acordo com a Secretaria Municipal de Comunicação, o software, com o novo sistema de protocolo, já está instalado e funcionando em modo experimental. “Foram ministrados treinamentos aos funcionários que utilizarão o sistema e todas as secretarias já podem conversar entre si exclusivamente por meio eletrônico. O Sistema de Processo Eletrônico São Mateus (SPESM), como é chamada a plataforma, chegou como uma poderosa ferramenta de desburocratização, controle e economia para o Município” – destaca.
Para a Prefeitura, esse Sistema garante que os trâmites ocorrerão pelos setores corretos, nos momentos corretos e garantem, não somente agilidade, mas também dispensam deslocamento e visitas a órgãos da administração municipal. “Também permite que o cidadão acompanhe seus processos por um portal próprio e direcionado e o empreendedor receba e se inteire das ações dos processos de sua empresa de forma simples e desburocratizada”.
A Prefeitura destaca que, além da eficiência e agilidade, outro objetivo é a economia. “O custo do processo em suporte eletrônico é em torno de dez vezes menor do que um processo em suporte papel”.
Secretária afirma que Município “está prestes a ocupar a vanguarda digital no Espírito Santo”
São Mateus – Secretária de Administração, Luciana Massucatti afirma que foi um longo caminho, que começou em março de 2019, ainda no primeiro mandato da gestão Daniel Santana.
“O primeiro passo foi a contratação de um fornecedor que oferecesse uma plataforma –software de controle– mais avançada, passou pela adequação da rede e digitalização de todos os documentos referentes a atos administrativos, decretos e afins. Já está na fase da emissão dos certificados digitais para os operadores do sistema, o que possibilita tornar os processos totalmente eletrônicos, da abertura ao arquivamento” – enfatiza.
Secretária de Administração, Luciana Massucatti afirma que o sistema possibilita tornar os procedimentos na Prefeitura de São Mateus totalmente eletrônicos, desde a abertura até o arquivamento.
Ela detalha que, no Sistema, o usuário preenche os dados e, ao invés de imprimir, clica em Protocolizar. “O processo já nasce eletrônico e o sistema permite acompanhamento e controle de fluxo em tempo real, inclusive com avisos quanto a prazos. A assinatura pode ser de duas formas: por Certificado Digital ou por login e senha, o que torna o atendimento inclusivo, permitindo o acesso de usuários externos” – detalha.
A secretária afirma ainda que “São Mateus está prestes a ocupar a vanguarda digital no Espírito Santo”.
“Tudo está se informatizando e a tendência de modernização é irreversível como se pode ver no Judiciário, por exemplo. Lá, da inicial à sentença, já é tudo eletrônico. E entre os executivos municipais, nós saímos na frente: apenas quatro ou cinco municípios, em todo o Estado, oferecem sistema de Protocolo cem por cento digital” – enfatiza.
ATENDIMENTO GARANTIDO
A Prefeitura observa que nem todos os usuários dos serviços públicos têm acesso à internet ou utilizam meios eletrônicos para resolver operações mais complexas.
“Esse grupo continuará tendo à sua disposição o protocolo físico, no tradicional sistema de guichê, onde será atendido normalmente. A única diferença é que os processos só serão impressos, no todo ou em parte, em caso de solicitação do usuário e para o usuário. A cópia da Prefeitura será 100% eletrônica” – complementa.
Foto do destaque: Francisco Rossi-Secom-PMSM/Divulgação
